Nyligen berättade NSD om ett anbud som postades i kommunens egen brevlåda och blev kvar så länge att företagaren missade chansen att vara med i upphandlingen – vilket kostade Överkalix kommun 100 000 kronor plus moms i en uppgörelse. Nu får politikerna i kommunstyrelsen och nämnderna bakläxa för den interna kontrollen över rutinerna kring avtalstroheten.
– Vi kan inte se att det förekommer någon uppföljning av avtalstrohet eller om avtalen följs eller inte. Det finns inte heller angivet som kontrollområde i internkontrollplanen, säger kommunrevisorn Sune Nilsson.
Enligt honom är det ingen speciell händelse som har lett fram till att revisorerna har valt att granska just den här biten. Men i den revisionsrapport som tagits fram i samarbete med en revisionsbyrå kan man läsa att ett ändamålsenligt helhetsgrepp inom kommunen och förvaltningarna saknas när det gäller frågor kring inköp och upphandling – och att det varken finns en avtalsdatabas eller någon styrning kring vem som får beställa, göra inköp eller granskningsattestera.
Granskningen har skett genom en registeranalys och har omfattat inköp av kontorsmaterial och livsmedel under 2017.
– När det gäller kontorsmaterial är inte ens hälften av inköpen gjorda hos rätt leverantör. För livsmedel ser det lite bättre ut. Där är totalt 77 procent av inköpen gjorda av rätt leverantör, säger Sune Nilsson.
Hur allvarligt är det här?– Det är ju bara två områden som har kontrollerats. Men det är så klart inte bra om man infordrar offerter och bestämmer var varorna och tjänsterna ska köpas och sedan köper man inte av dem, säger Sune Nilsson.
Han berättar att ärendet togs upp vid det senaste mötet för kommunstyrelsens utskott och att kommundirektören Astrid Isaksson då fick i uppdrag att se över saken. Enligt henne är en del av förklaringen till siffrorna kring livsmedelsinköpen att avtalet inte spände över hela året. Varför inköpen av kontorsmaterial inte i högre grad har gjorts av den leverantör man har avtal med vet hon inte.
– Jag kan inte säga vad som finns i avtalet specifikt.
Vad händer nu?– Vi fortsätter med det vi har påbörjat: att gå igenom vilka avtal som finns och skapa en översikt. Sedan ska vi bli bättre att kommunicera ut det i organisationen, säger Astrid Isaksson.