I det nya gemensamma systemet kommer 12 000-13 000 personer från alla kommuner i länet att dokumentera in journalanteckningar från sin runda på hemtjänsten eller rapportera ett myndighetsbeslut om bistånd för en socialsekreterare.
Enligt Robert Cortinovis, socialchef i Älvsby kommun och ordförande för styrgruppen för projektet, är en av fördelarna med att de 14 kommunerna gått ihop gemensamt för en upphandling av systemet att de fått ut ett lägre pris.
– Bara genom det har vi kommuner gemensamt sparat 12-15 miljoner, sedan finns det andra vinster genom att lättare kunna dela tjänster med varandra, säger han.
Gällivare blir den kommun som först kommer att gå in i det nya systemet och enligt Annette Viksten Åhl tror man att det nya systemet kommer att tas i bruk i februari, men att man under en övergångsperiod på ett par månader kommer att ha två system innan alla data migrerats till det nya och alla system kopplats på.
– Det finns även samordningsvinster i att vi har ett likadant system. Det skulle till exempel gå att kunna anställa en familjerådgivare tillsammans eftersom det inte blir merarbete i och med att vi har samma dokumentationssystem och jobbar på samma sätt, säger Annette Viksten Åhl, socialchef i Gällivare kommun.
Efter Gällivare fortsätter det med tre kommuner till som kopplas på och sedan följer resterande i liknande kluster om tre eller fyra kommuner tills alla gått över till det nya systemet under mitten på 2024.
Socialcheferna ser även att det finns en vinst i att kommunerna gemensamt jobbar på samma sätt, något som på sikt kan stärka rättsäkerheten och bidra till att kommunerna för dokumentation på liknande sätt.
– Det är unikt att kunna samarbeta efter att systemet är verksammat och att tillsammans vara med och utveckla systemet, säger Magnus Skebäck, vd för Pulsen omsorg.
Avtalet som kommunerna slutit med företaget sträcker sig på 16 år och tanken är att kommunerna ska dela på den gemensamma kostnaden för det nya systemet. Alla kommuner kommer att ta på sig 50 procent av den totala kostnaden, därefter fördelas den resterande 50 procent efter hur stor befolkning som en kommun har.
– Där inkluderas även en möjlighet att utveckla systemet i framtiden, säger Robert Cortinovis.