Syftet med granskningen har bland annat varit att bedöma om Luleå kommun har fungerande riktlinjer inom områdena.
År 2016 lades 4,3 miljoner på representation, varav tre handlade om personalrepresenation. Här finns regler för var/vem som beslutar på området och, enligt revisorerna, tydliga anvisningar på hur fakturor ska hanteras.
Den slumpmässiga stickprovskontrollen när det gällde representationer omfattar 2016 och fyra månader av 2017. Enligt rapporten som omfattat 40 prov av totalt 1 357 fakturor fanns brister i 60 procent av de externa. I de interna fakturorna handlade det om 85 procent.
Revisorerna uppmanar därför kommunstyrelsen att ta fram rutiner för den interna representationen. Vidare bör reglementen, riktlinjer samt rutiner uppdateras. "Vi kan konstatera att det finns brister i 72,5 procent av de granskade fakturorna i stickprovet". Det handlar om avsaknad eller brister i deltagarförteckningar och oklarheter vad gäller syftet.
Den bedömning som gjorts visar, enligt revisorerna, på att riktlinjer och rutiner inte fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Speciellt allvarligt är det att räkningar attesterats av personer som själva varit med och representerat.
Det här har fått revisorerna att bland annat kräva att kommunstyrelsen ser till att styrdokumenten för representation revideras samt att rutiner tas fram för den interna representationen. Revisorerna pekar givetvis också på vikten av att alla vet vilka regler som gäller samt att de efterlevs, eftersom det finns risk för att allmänhetens förtroende skadas då det handlar om skattemedel.
Luleå kommun har cirka 300 beslutsattestanter. Revisorerna pekar på vikten att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Och poängterar vikten av kontroller, som inte får göras av närstående.
År 2016 gick 36,3 miljoner till kurser och konferenser. I hälften av fakturorna saknas deltagarförteckning, varför det varit svårt att avgöra om attestanten deltagit. Däremot framgår syftet tydligt på 70 procent av fakturorna.
Det har gjort att revisorerna pekar på att avsikten med kursen/konferensen och representation i många fall är otylig och kan bryta mot gällande riktlinjer och rutiner.