Hantering av e-post kan vara olaglig

Vad gör olika typer av myndigheter egentligen med det flöde av e-post som väller in genom bredbandsanslutningarna och vad är det egentligen för regler och lagar som styr hur mejlen ska tas om hand och hur lever man upp till dessa krav? I laglig mening är det ingen skillnad på snigelpost och e-post. Oavsett om posten kommer med brevbäraren eller i digital form så ska den behandlas på samma sätt - i stället är det innehållet som avgör vad som händer med försändelsen. - Rent formellt skiljer vi inte på post och e-post men vi har ju 7.000 anställda och mycket av e-posten går direkt till olika handläggare och därför måste ansvaret för hur mejlen hanteras också ligga på dem, säger Jörgen Johansson, landstingsarkivarie i Norrbotten. Skräpmejl
Johansson menar att mycket av det som skickas till landstinget rör medicinska frågor och att det "diarieförs" i patienternas journaler. När det gäller e-post har de flesta företag och myndigheter numera någon form av filter som sorterar bort oönskad reklam - så kallad skräpmejl eller spam. Spam är ofta massutskick och kan också innehålla virus, spionprogram eller någon form av bedrägeriförsök. Avsändaradressen är oftast falsk. Genom att installera spamfilter fångas de flesta av skräpmejlen upp innan de når de enskilda användarna men en hel del slinker igenom i alla fall. Omfattande
Mängden skräpmejl som når en mottagare som inte vill ha den är omfattande och dessutom ökar den seriösa andelen e-post för varje år. Det är tryckfrihetsförordningens offentlighetsprincip och sekretesslagen som är grunden för den svenska öppenheten och medborgarnas rätt att ta del av myndigheters handlingar, ärenden och inkommande post. Brev, ärenden och handlingar blir tillgängliga för allmänheten när de registrerats och fått ett nummer. Fast långt i från all
e-post som skickas till myndigheter diarieförs. Om myndigheten har en central e-postadress, till exempel norrbottens.lans.landsting@nll.se eller lansstyrelsen@bd.lst.se så finns det en eller flera personer som öppnar och går igenom den e-post som skickas till just den e-postadressen. Den del av e-posten som myndigheten betraktar som legitima mejl (så kallade allmänna handlingar) diarieförs medan resten kastas bort med en tryckning på tangentbordet. Slappare
Alla sekretessbelagda handlingar måste diarieföras av svenska myndigheter. När det gäller alla andra handlingar är lagen slappare skriven. Myndigheten kan i princip själv bestämma om en handling som inte är sekretessbelagd ska diarieföras eller inte. Om man väljer att inte diarieföra en handling måste i så fall finnas regler eller rutiner så att tillämpningen blir konsekvent, det vill säga att alla handlingar av samma typ behandlas på samma sätt. - Det finns till exempel inget bevarandevärde i små meddelanden som skickas via e-post, menar Eva Beselin. Omoderna regler
Finns det interna regler på en myndighet som säger att en viss typ av handling ska diarieföras så ska förstås alla handlingar av samma typ också diarieföras, oavsett vem på myndigheten som fått handlingen. I praktiken är emellertid dessa föreskrifter ofta gamla och omoderna och då blir det upp till varje avdelning eller till och med handläggare att själv bestämma hur e-posten ska hanteras. Så är det förstås inte meningen att det ska fungera. - Vi för en ständig diskussion om hur vi ska göra med olika typer av e-post och vi försöker också informera våra medarbetare om att de ska meddela oss om det är något som måste diarieföras, säger Stig Wikberg på länsstyrelsens expedition. I en pärm
Myndigheten kan också välja en enklare form för att hantera allmänna handlingar. De kan till exempel stoppas in i datumordning i en pärm allt eftersom de kommer in eller i mappar. Huvudsaken är att ordningen är så god att det går att hålla koll på om en handling har kommit in eller upprättats. Genom att göra så här behöver vissa myndigheter diarieföringen av vissa typer av handlingar, till exempel kursinbjudningar. Andra myndigheter skickar kursinbjudningar och andra mindre viktiga handlingar direkt till en berörd handläggare och vad som sedan händer med handlingen är det ingen som vet. Ofta kastas den. - Det är ett lagkrav att man har något slags system för hur handlingarna hanteras men det här är uppenbarligen svårt och alla myndigheter sköter det inte, säger Beselin. Bristfälliga
Hon menar att kunskaperna om vad som gäller är bristfälliga och att myndigheter i allmänhet bör se över de här frågorna. - Många vet inte att en del av den e-post de får är allmänna handlingar som ska diarieföras, säger hon. Enligt Beselin är det dessutom jättemånga som inte vet att man på en myndighet måste ordna så att någon annan läser ens e-post när man själv är borta, till exempel på semester. Det räcker inte med ett färdigskrivet svarsmejl som automatiskt går ut till alla som skickar mejl till den som är ledig. Inte i Piteå
Några myndigheter, men tyvärr inte alla, har diarielistorna på sina hemsidor så att allmänheten lätt ska kunna se vad som diarieförs. Man behöver alltså inte besöka myndigheten för att läsa i diariet, i alla fall gäller detta myndighetens centrala diarium. Fast i Piteå har man inte hunnit så långt. - Vi jobbar med att få ut vårt diarium på internet och det kommer så småningom, säger Inger Ronkainen, kommunsekreterare i Piteå och ansvarig för den e-post som når kommunledningskontoret. Nu är det inte själva handlingen som finns tillgänglig på internet utan bara en lista över de handlingar som har diarieförts. Vill man läsa själva handlingen måste man ofta besöka myndigheten. Hantering
Det finns emellertid myndigheter som har ett väl utvecklat elektroniskt system för all ärendehantering. Där finns både snigelpost och e-post i elektronisk form och då kan myndigheten också mejla över handlingar som allmänheten begär att få ut. Den servicen finns till exempel hos länsstyrelsen, i all fall delvis. Hos Luleå och Piteå kommun har varje nämnd ett eget diarium och reglerna för hur inkomna handlingar ska hanteras skiljer sig åt från förvaltning till förvaltning. - Det finns inte gemensamma regler och dokumenthanteringsplanerna varierar i ålder och innehåll mellan de olika nämnderna, säger Thomas E:son Åkerlund, kommunarkivarie i Luleå. Plockat bort
En av de myndigheter som Kuriren pratat med försöker styra all e-post till ett och samma ställe - nämligen länsstyrelsen. Där är det expeditionen som tar hand om den mesta e-posten som når myndigheten. För att undvika att e-post går direkt till enskilda handläggare - som sedan kanske missar eller glömmer att se till att handlingen diarieförs - har man till och med plockat i stort sett alla personliga e-postadresser från länsstyrelsens hemsida.