– Helt klart går det att rationalisera arbetet, säger Birgitta Nilsson, personalchef vid Luleå kommun.
Norrbottens Medias granskning av fakturor från rekryteringsbolag gäller från 1 januari 2015 till 31 augusti 2017 (se faktaruta).
Kommunen har i dag ramavtal med Mercuri urval och Experis. I granskningen förekommer även fakturor från Adecco, Cesab och Proffice. I vissa fall har företagen genomfört hela rekryteringen. I andra fall har de tagit vissa delar i processen.
Birgitta Nilsson uppskattar att kommunen under 2016 genomförde totalt 1500 rekryteringar.
– Vi utbildar egen personal i kompetensbaserad rekrytering och de allra flesta rekryteringar gör vi helt själva. Men ibland behöver vi kunna avlasta och få hjälp med administration, tester eller liknande. Mercuri urval använder vi när vi vill anställa exempelvis en förvaltningschef. Då behöver vi kunna söka bredare och de har ett eget kontaktnät.
Här är några exempel på vad rekryteringsbolagen kostar Luleå:
* I juni 2015 rekryterade Adecco en brandinspektör. Kostnad: 33 750 kronor.
* 33 750 kr blev också kostnaden när Adecco rekryterade en IT-upphandlare i maj 2016.
* Exakt det dubbla kostade den ekonom/controler som Adecco rekryterade i maj 2016, 67 500 kr.
* När stadsbyggnadsförvaltningen behövde en ny avdelningschef för projektutveckling i oktober 2015 anlitades Mercuri urval till en kostnad av 162 500 kr.
* Samma bolags nota för rekrytering av kommundirektör i årsskiftet 2015/16 blev 246 250 kr. Resultatet blev en intern rekrytering – socialchefen Mikael Lekfalk bytte stol.
* Ett färskt exempel som inte innefattas i sin helhet av granskningen är rekrytering av skolchef. Startfakturan på 54 166 kr var dock betald, liksom annonskostnaden på 83 750 kr. Återstår gör slutfaktura på minst 125 000 kronor. Även där blev resultatet en intern tillsättning när Mercuri urval kom fram till att tillförordnade skolchefen Maarit Enbuske var bästa kandidaten.
– Ibland kan det bli så, att det blir en intern rekrytering. Visst kan det kännas snopet men samtidigt kan vi konstatera att vi har kompetenta medarbetare som står sig väldigt väl i konkurrensen, säger Birgitta Nilsson.
En uppskattning som Luleå kommun gjorde 2013 var att en chef lade ned 38 timmar på en rekrytering.
– Det går åt massor av tid. Totalt tror vi att rekryteringsarbetet kostar cirka tio miljoner per år.
Den kostnaden vill nu Luleå kommun minska. Birgitta Nilsson har fått i uppdrag att utreda en kommunövergripande, sammanhållen rekryteringsenhet.
– Förmodligen behöver vi komplettera med något ramavtal för att klara toppar. Men det går helt klart att rationalisera arbetet. Målet är att få bättre ekonomi, ökad kvalitet och minskad sårbarhet.
Lulebo är det kommunala bolag som under den utvalda tiden lagt mest pengar på rekryteringsbolag. Lulebo har varit inne i en omstrukturering efter de stora fastighetsförsäljningarna.
– Vi har omstrukturerat, kompetensväxlat och minskat personalen med 30 procent. De flesta rekryteringar har vi ändå skött utan externt stöd, säger Anna-Stina Nordmark Nilsson, vd.
Av de tio rekryteringar Lulebo genomfört med stöd har rekryteringsbolagen genomfört sex helt själv. En sjunde blev aldrig av.
När Sari Ekblom sparkades som vd i juli 2015 utsågs Anna-Stina Nordmark Nilsson till tillförordnad vd i slutet av augusti. I februari 2016 beslutade Lulebo att Nordmark Nilsson skulle anställas som ordinarie vd.
Däremellan har Lulebo betalat Mercuri urval 232 500 kronor för att rekrytera vd, en tillsättning som alltså inte blev av utan löstes internt.
– När Anna-Stina blev tf vd så startade vi en rekryteringsprocess men allt eftersom tiden gick så kände vi att det var Anna-Stina vi ville ha. Därför avbröt vi processen strax före jul, säger Lulebos ordförande Emma Engelmark (S).
Luleå lokaltrafik har använt rekryteringsbolag vid hela 69 tjänstetillsättningar. Av dessa är 40 bussförare. Det har kostat LLT 11 000– 9000 kronor för varje chaufför som anställts.
– Förklaringen är resursbrist. Det har inte funnits någon HR-funktion tidigare så frågorna har hanterats av vd och trafikchef, och då har man lagt ut rekryteringen på konsulter. Men vår förhoppning är att vi redan under våren kan plocka hem det mesta av våra rekryteringar, säger Sirpa Jacobsson, HR-chef på LLT.