Medborgarservices anställda tar idag alla inkommande telefonsamtal till stadshuset och hjälper kommunmedborgarna med enklare förvaltningsärenden. Antingen via telefon, mail, Facebook eller över disken. Den 8 mars skedde invigningen av Medborgarservice. Arbetsgänget består dels av personal från kommunväxeln och dels från kommunens andra förvaltningar.
De anställda sitter i dag ett i öppet kontorslandskap med egna arbetsplatser och har en skyddande fondvägg mot kunddisken. Den är idag placerad i gången mellan stadshusets nya och gamla del.
– Medborgarservice har faktiskt varit igång sedan i höstas men bara telefonledes. Nu när vi öppnat disken kan vi också möta besökarna som kommer in i huset med sina frågor. Sedan en månad tillbaka har även förvaltningarna helt stängt sina dörrar, säger chefen Katarina Nyberg.
Det betyder att alla besökare måste anmäla sig hos Medborgarservice om de vill komma i kontakt med förvaltningarna eller har inbokade besök med tjänstemännen.
– Vissa frågor kan vår kundtjänstpersonal lösa om det är ett enklare förvaltningsärende. Många besökare blir väldigt förvånade och positivt överraskade när vi kan hjälpa dem direkt, säger Nyberg.
Norrbottens Media möter inga besökare vid nio-tiden. Däremot kommer centerpolitikern Matilda Lundström in och anmäler sig vid disken.
– Jag ska få tillbaka min ipad som varit inne på reparation. Jag har en kontakt på kommunförvaltningen som ska hjälpa mig. Jag tror nog att det här kommer att fungera bra men har själv inte haft så mycket kontakter den här vägen, säger Lundström.
Lotta Nyström, som tidigare jobbade som kommunens folkhälsovägledare trivs i sin nya arbetsroll.
– Det är mitt drömjobb att få jobba i receptionen och hjälpa människor. Jag tycker det är så roligt. Efter att tidigare haft ensamarbete tillhör jag ett arbetslag vilket känns jättebra.
Svårast enligt henne är nog personalkännedomen.
– Medborgarservice har ett bra söksystem som underlättar och jag kan även fråga mina arbetskamrater som har en jättestor kompetens. När allt går igenom oss så krävs också en högre servicegrad, säger hon.
Enligt chefen Katarina Nyberg tycker förvaltningarna att de blivit avlastade genom inrättandet av Medborgarservice. Under våren har det varit mycket felanmälningar vad gäller vatten, avlopp, vägar liksom snöröjning som kundtjänstpersonalen hjälpt bodensarna med. Om ett par vill vigas borgerligt så tar kundtjänst emot anmälan och skickar vidare till dem som sköter vigseln.
– Då slipper paret flera besök och samtal för att få sin vigsel. En besöksdator finns också tillgänglig för att fylla i blanketter. Vi försöker göra det mesta elektroniskt genom kommunens e-tjänster där vi gärna hjälper till och guidar när man vill ha hjälp, för det kommer mer och ner, säger Nyberg.
Den stora skillnaden mellan den tidigare kommunväxeln och den nya kundtjänsten är också att det blir längre ärendetider.
– Förut var det viktiga att slussa iväg samtal så fort som möjligt. I dag handlar det mer om att vi ska försöka hjälpa till och det är klart att det tar längre tid. Men vi är ju fler nu så vi jobbar för att det inte ska bli samtalsköer, säger Nyberg.